Thông thường sau khi đồng ý và đăng ký tour với chúng tôi, nếu có yêu cầu, một bản ghi nhớ (hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ) sẽ được ký giữa khách hàng và đại diện Công ty Viettours. Nội dung chính của bản ghi nhớ này như sau:

1. Nguyên tắc chung:

Công ty Viettours chịu trách nhiệm thiết kế và tổ chức chương trình tham quan du lịch và hội thảo (nếu có) tại xxxx cho ông/bà xxx, từ ngày xx.xx.xx (chương trình và báo giá đính kèm), bao gồm xx ngày xx đêm với chi phí dự kiến là _____ đ/khách.

*Giá trên bao gồm:

• Khách sạn theo tiêu chuẩn đã nêu trong chương trình đính kèm.

• Xe vận chuyển theo chương trình.

• Phí tham quan và ăn uống theo chương trình.

• Hướng dẫn viên theo đoàn suốt tuyến.

• Bảo hiểm (phần bảo hiểm này sẽ được mua theo yêu cầu của khách, tùy thuộc vào mỗi chương trình tour). Hầu hết các tour đăng ký với chúng tôi đều đã được bảo hiểm ở mức cơ bản nhất. Nếu cần đăng ký thêm các phần bảo hiểm khác, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi hoặc đại lý bảo hiểm của Quý khách.

• Vé máy bay, thuế sân bay, phí an ninh hàng không và phụ phí xăng dầu (tùy thuộc vào mỗi chương trình).

• Quà tặng.

*Giá trên không bao gồm:

• Hộ chiếu, điện thoại, mini bar trong khách sạn và các chi phí cá nhân khác như: giặt ủi, hành lý quá cước quy định…

2. Trách nhiệm:

• Công ty Viettours có trách nhiệm đảm bảo chất lượng tour.

• Khách đăng ký tour có trách nhiệm hỗ trợ Viettours trong việc điều phối chương trình. Tham gia đầy đủ các chương trình tham quan. Tạo không khí đoàn kết chung trong tập thể. Nghiêm chỉnh chấp hành luật lệ chung của Việt Nam và của nước bạn.

3. Thanh toán:

Sau khi đồng ý đăng ký tour, khách đăng ký tour tiến hành đặt cọc ít nhất US$100 để giữ chỗ chuyến bay và tiến hành đặt cọc phòng khách sạn. Trước ngày khởi hành của chuyến đi một tuần, khách đăng ký tour phải thanh toán toán toàn bộ số tiền còn lại của chuyến đi cho Công ty Viettours. Tiền tour có thể thanh toán bằng tiền đồng Việt Nam hay đô la Mỹ, tỷ giá dựa vào tỷ giá bán ra của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) vào thời điểm thanh toán.

Công ty Viettours phải xuất phiếu thu khi nhận tiền đặt cọc và xuất hóa đơn chính thức của Bộ Tài chính (khi có yêu cầu) khi tour kết thúc.

4. Trường hợp thay đổi, hủy bỏ hoặc bổ sung:

• Trường hợp khách đăng ký tour không thể thực hiện được chuyến đi, Viettours sẽ hoàn trả lại tiền đặt cọc hay tiền tour sau khi khấu trừ những chi phí đã chi cho việc đặt dịch vụ như phí hủy chuyến bay, phí hủy khách sạn…

• Trường hợp Công ty Viettours hủy chuyến đi phải thông báo trước cho khách đăng ký tour và hoàn trả 100% tiền đặt cọc cho khách đăng ký tour.

• Trường hợp khách đăng ký tour hủy giữa chuyến đi, những chi phí như xe, khách sạn, ăn uống,... sẽ không được hoàn trả lại vì đây được xem như một phần của tour trọn gói. Khách tham dự tour phải tự mua vé máy bay mới (vì hầu hết tour đều sử dụng vé đoàn, không thể hoàn trả).

• Trường hợp bất khả kháng như: thiên tai, hỏa hoạn, lũ lụt, chiến tranh, khủng bố, trì hoãn chuyến bay… Viettours có trách nhiệm hỗ trợ những điều kiện tốt nhất cho khách tham dự tour. Chi phí phát sinh sẽ do khách tham dự tour chi trả.

5. Điều khoản chung:

• Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã ghi trong bản nghi nhớ, không bên nào được tự ý sửa đổi nếu không có ý kiến thống nhất của bên còn lại.

• Mọi phát sinh hai bên phải cùng trao đổi, giải quyết và điều chỉnh theo tinh thần tôn trọng, hợp tác lẫn nhau và đôi bên cùng có lợi.

Bản ghi nhớ làm thành 2 bản có giá trị ngang nhau, Công ty Viettours giữ một bản, một bản sẽ do khách đặt tour giữ.